“Prevenir é melhor que remediar”. Essa antiga frase, adequada a diversas situações do nosso cotidiano, deveria estar na porta de entrada de todo departamento jurídico das empresas que atuam no Brasil. Isso porque o maior desafio nos dias de hoje não é mais encontrar a melhor maneira de se defender nas demandas judiciais, mas sim descobrir a melhor estratégia para EVITAR que essas demandas sejam ajuizadas.

É certo que a disputa judicial é uma realidade para todas as empresas e que esse fato não pode ser alterado. É certo, também, que a quantidade e a “qualidade” das demandas a que uma empresa está sujeita a enfrentar estão vinculadas, de maneira muito especial, ao plano estratégico de prevenção

arquitetado por seu departamento jurídico. Cabe ao corpo de advogados da empresa definir, com base em informações concretas e muito bem fundamentadas, o plano de prevenção de litígios. É nesse momento que uma nova ferramenta de trabalho mostra toda sua utilidade: a Auditoria deProcedimentos.

Para que o departamento jurídico consiga persuadir os demais departamentos da sua empresa (principalmente o departamento comercial...) é fundamental que o plano estratégico venha acompanhado de números estatísticos que embasem a proposta e não permitam questionamentos e discussões estéreis. A Auditoria de Procedimentos (não saberíamos dizer se esse nome existe em algum outro lugar, mas no nosso escritório surgiu, naturalmente, em uma reunião de trabalho com um cliente com problemas para entender o que havia de errado com os procedimentos internos de sua empresa) nada mais é do que a investigação, por profissionais do Direito, da origem dos litígios, administrativos ou judiciais, existentes na empresa. Busca-se a causa da demanda muito antes de ela existir de fato e, a partir da sua origem, procura-se corrigir o erro e/ou o procedimento a fim de evitar que uma nova demanda venha a existir pelo mesmo motivo.

Trata-se de um trabalho de extrema relevância, cujos resultados serão observados no médio e longo prazos, podendo, porém, trazer algum resultado imediato, como, por exemplo, a definição de uma política de acordos em casos historicamente “perdidos” cuja manutenção somente trará mais gastos (correçãomonetária,juros,despesascomoprocesso, entre outros) e poderá impor abalo à imagem da empresa. Com a investigação das causas das demandas, o advogadointernopodesugeriraadoçãode medidas, muitas vezes simples, para a redução do número de demandas. Como exemplo, podemos citar o caso de uma empresa que, com base em números obtidos por meio da auditoria de procedimentos, alterou o seu sistema de “negativaçãonaSerasa” (inserção do nome do cliente inadimplente no cadastro das empresas de proteção ao crédito), passando a informar a inadimplência após dez dias do recebimento, pelo cliente, da carta  de cobrança.

Essa alteração fez com que o número de demandas geradas por esse objeto fosse reduzido em cerca de 35%, no prazo de  um ano. A razão: o departamento de crédito da empresa levava, em média, sete dias para informar ao sistema opagamento feito pelo cliente após o recebimento da carta de cobrança, enquanto que a “negativação na Serasa” ocorria somente cinco dias após o recebimento da mesma carta  decobrança.

Medidas simples e sem grande custo que confirmam o velho ditado popular: “Cautela e caldo de galinha não fazem mal a ninguém”.