A pandemia do novo coronavírus obrigou muitas empresas a rever suas formas de organização, com impactos nas relações de trabalho e no dia a dia dos empregados.

 

Segundo dados da pesquisa PNAD-Covid, realizada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), na semana entre 3 e 9 de maio, aproximadamente 16 milhões de pessoas estavam afastadas do trabalho devido ao distanciamento social.

 

Houve também uma expansão significativa no teletrabalho, que, segundo dados da pesquisa, vem sendo praticado de forma constante, desde maio de 2020, por aproximadamente 8 milhões de pessoas no Brasil.

 

Nesse cenário, como ficam as responsabilidades dos empregadores para com seus empregados? Deve o empregador arcar com os custos decorrentes do teletrabalho?

 

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), ao regulamentar o tema, estabelece expressamente que empregado e empregador devem acordar o suporte dos custos relacionados ao trabalho em regime de teletrabalho (luz, internet, telefone, entre outros itens).

 

Exceto se a convenção coletiva ou o acordo coletivo de trabalho aplicável às partes estabelecer de outra forma, a legislação prevê que elas podem ajustar quem arcará com os custos relacionados ao trabalho em regime de teletrabalho.

 

A legislação em vigor (salvo se previsto de outra forma no instrumento normativo aplicável) não obriga o empregador a custear tais despesas. Entretanto, essa é uma boa prática que não só mitiga riscos de demandas judiciais sobre o tema como também, em certa medida, garante que o empregado disponha de infraestrutura adequada para a prestação dos serviços.

 

Caso a empresa opte, portanto, por ressarcir o empregado dos custos relacionados ao teletrabalho, uma opção seria realizar pagamentos a título de reembolso de despesas. Nesse caso, o empregado deve apresentar relatório de despesas, com os respectivos comprovantes, para viabilizar o reembolso dos valores pelo empregador.

 

Embora seja aparentemente simples, o reembolso requer estruturas internas e controle dos comprovantes, o que pode gerar custos indiretos para o empregador. Além disso, há situações em que é difícil identificar qual proporção de determinado custo diz respeito, de fato, às atividades profissionais e qual é pertinente às despesas pessoas do empregado, o que demandará maior escrutínio pelo empregador e estrutura adicional para revisão e aprovação de despesas reembolsáveis.

 

Como alternativa mais simples ao reembolso, empregadores podem optar pelo pagamento de ajuda de custo mensal, em valor fixo, aos empregados para compensar despesas incorridas com a prestação de serviços, sem necessidade de comprovação.

 

Há vantagens relevantes nessa alternativa. Inicialmente, e ressalvadas as recomendações que serão abordadas adiante, evitam-se discussões sobre a natureza da despesa que está sendo suportada pelo empregador (se destinada a uso estritamente profissional ou se inclui percentual atinente somente a fins pessoais). O reembolso de despesas de natureza estritamente pessoal, desvinculadas do trabalho, pode gerar repercussões de ordem trabalhista, previdenciária e fiscal para o empregador ainda que, potencialmente, em valores não materiais.

 

Outra vantagem é que a ajuda de custo, em decorrência das modificações introduzidas pela Lei nº 13.467/17 (Reforma Trabalhista), assim como o reembolso de despesas, não compõe, em regra, a remuneração do empregado, não estando sujeita a encargos trabalhistas e previdenciários, ainda que paga de forma habitual.

 

Além disso, o artigo 75-D da CLT estabelece, em seu parágrafo único, que a infraestrutura e os equipamentos tecnológicos necessários e adequados à prestação do trabalho remoto fornecidos pelo empregador não integram a remuneração do empregado.

 

De todo modo, não é apenas o título dado ao pagamento que garante a sua natureza indenizatória. Para que a ajuda de custo não tenha natureza salarial, os valores deverão (i) ser pagos apenas aos empregados que incorram em despesas (por exemplo, a ajuda de custo para a internet só se justifica enquanto o empregado está trabalhando remotamente); e (ii) guardar relação direta com os gastos dos empregados, considerando médias de mercado.

 

Diante disso, na elaboração de políticas internas para regulamentar o trabalho remoto, é recomendável estabelecer parâmetros para o pagamento da ajuda de custo caso a empresa opte por arcar com os custos decorrentes do trabalho remoto.

 

Uma alternativa para regulamentar o pagamento da ajuda de custo é a negociação de acordos coletivos com o sindicato profissional. O Banco Bradesco, por exemplo, celebrou acordo coletivo com o Sindicato dos Bancários que, além de regulamentar o trabalho remoto, estabelece o pagamento de ajuda de custo aos empregados nesse regime.[1]

 

A formalização das regras de pagamento e dos critérios para a definição dos valores a serem pagos a título de ajuda de custo reduz o risco de questionamento judicial quanto à natureza do pagamento, sendo importante para mitigar os riscos envolvidos.

 

Antes de tomar qualquer decisão sobre a implementação de um modelo ou outro, a empresa deve analisar o que é melhor para seu negócio levando em consideração não só os aspectos trabalhistas e previdenciários, mas também os aspectos tributários envolvidos.


 

[1] https://spbancarios.com.br/09/2020/bancarios-do-bradesco-aprovam-acordo-de-teletrabalho-com-9335-dos-votos