O início de cada exercício social impõe uma das obrigações societárias periódicas mais relevantes: a realização das assembleias gerais ordinárias (AGO) e das reuniões anuais de sócios. Trata-se de exigência legal para sociedades limitadas e anônimas. O descumprimento pode acarretar consequências práticas importantes para a sociedade, seus administradores e seus sócios.

O regimento legal

A Lei das Sociedades por Ações (Lei 6.404/76) determina que a assembleia geral ordinária deve ser realizada nos quatro primeiros meses seguintes ao término do exercício social, para:

• tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras;
• deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos;
• eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso; e
• aprovar a correção da expressão monetária do capital social (artigo 167).

Essa última obrigação se aplica igualmente a companhias fechadas e abertas, mas, no caso das companhias abertas, os procedimentos e formalidades regulamentares da Comissão de Valores Mobiliários devem ser integralmente cumpridos.

No caso das sociedades limitadas, o Código Civil estabelece obrigação análoga, exigindo a reunião ou assembleia anual de sócios no mesmo período para deliberar praticamente sobre os mesmos temas:

• tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico;
• designar administradores, quando for o caso; e
• tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia.

Embora haja a previsão legal, na prática, a obrigação muitas vezes é subestimada e não cumprida, principalmente pelas sociedades limitadas e companhias fechadas.

A não realização tempestiva da assembleia geral ordinária pode gerar questionamentos internos na sociedade por parte dos acionistas minoritários e dificultar a prática de determinados atos – como obtenção de empréstimos, participação em processos competitivos, contratação com determinados entes. Além disso, o não cumprimento da obrigação no prazo normalmente é apontado como irregularidade no contexto de operações societárias, principalmente operações de M&A. No caso das companhias abertas, penalidades administrativas podem ser aplicadas.

A necessária preparação para a assembleia anual

Para viabilizar a realização das AGOs até o fim de abril, os atos preparatórios precisam começar muito antes. Por isso, um planejamento adequado é necessário.

A legislação exige que diversos documentos necessários para dar suporte às deliberações sejam disponibilizados aos sócios e acionistas com antecedência mínima de 30 dias da data designada para a assembleia ou reunião, incluindo:

• relatório da administração sobre os negócios sociais;
• cópia das demonstrações financeiras;
• parecer dos auditores independentes, quando aplicável; e
• parecer do conselho fiscal, além de outros documentos referentes à ordem do dia.

Esses documentos precisam estar finalizados e prontos para divulgação ainda em março, sob pena de inviabilizar o cumprimento da obrigação no prazo ou até mesmo comprometer a validade das deliberações tomadas.

Além disso, existem obrigações relativas à publicação e a formas específicas de disponibilização que devem ser observadas.

A preparação adequada desses documentos implica:

• coordenar o fechamento contábil e a elaboração das demonstrações financeiras anuais;
• coordenar a revisão por auditores e a elaboração do relatório, quando for o caso;
• providenciar que os documentos sejam apreciados pelo conselho fiscal e pelo conselho de administração, quando for o caso;
• preparar propostas de destinação de resultado; e
• organizar eleições de administradores, quando for o caso.

Deixar essa organização para a última hora é um risco que pode ser facilmente evitado com planejamento.

Uma oportunidade estratégica para acionistas minoritários

Muito além de uma formalidade, a assembleia geral ordinária é um dos principais foros de exercício dos direitos políticos dos sócios, especialmente daqueles em posição minoritária.

É nessa oportunidade que o minoritário pode, de forma legítima, exercer diversos direitos. Entre eles, destaca-se o exercício do direito de fiscalização, por meio do acesso a informações contábeis da sociedade e da obtenção de informações.

Além disso, a assembleia pode ser palco para o pedido de instalação do conselho fiscal, órgão responsável pela fiscalização da administração, e para o exercício do voto múltiplo na eleição dos membros do conselho de administração – instrumento que assegura aos minoritários a possibilidade concreta de eleger representantes no órgão, ampliando sua participação nas decisões estratégicas da companhia.

O exercício desses direitos, porém, depende da análise de qual é a participação dos minoritários no capital social e deve observar prazos específicos anteriores à assembleia. Por esse motivo, requer-se um preparo antecipado.

A assembleia é também o momento adequado para o pleno exercício dos direitos de voz e voto, incluindo a apresentação de protestos, declarações de voto e manifestações escritas em separado, que passam a integrar a ata e constituem registro formal das posições adotadas pelos sócios.

Esses instrumentos são especialmente relevantes para fins de preservação de direitos e eventual discussão futura de responsabilidades, inclusive em um cenário pré-litigioso.

Uma oportunidade igualmente relevante para os controladores

Se a assembleia é o local adequado para os minoritários exercerem diversos direitos, ela é também o foro adequado para que os controladores reafirmem suas posições e conduzam as deliberações de forma transparente e segura.

Nesse contexto, a coordenação de uma preparação cuidadosa da ordem do dia, o cumprimento dos prazos e quóruns legais, a fundamentação adequada das propostas e a condução organizada dos trabalhos são elementos que conferem solidez às decisões tomadas e reduzem o risco de impugnações futuras.

Preparação é a palavra-chave

Considerando que são muitas formalidades e procedimentos a serem cumpridos desde muito antes da data pretendida para a realização da assembleia anual,uma boa preparação éessencial para assegurar uma assembleia tranquila e assertiva. Uma assessoria jurídica experiente ao longo do processo assegura o cumprimento das obrigações legais, assim como a melhor forma de exercer e preservar direitos.

Nesse contexto, contar com suporte especializado desde as etapas iniciais de preparação pode fazer a diferença. Entre os serviços que podem ser prestados por uma assessoria jurídica dedicada, destacam-se:

• análise dos documentos societários, incluindo contrato social, estatuto social e eventuais acordos de acionistas ou de voto;
• auxílio no cumprimento dos prazos e formalidades aplicáveis, incluindo coordenação dos documentos de divulgação obrigatória e publicações;
• preparação de documentos auxiliares, como roteiro, ata, manifestações de voto e organização dos livros de presença;
• atuação como presidente ou secretário da mesa e condução ou participação nas assembleias; e
• análise prévia dos direitos que poderão potencialmente ser exercidos na assembleia, tanto por minoritários quanto por controladores.

A atuação preventiva de uma assessoria jurídica especializada na fase de preparação da assembleia não apenas assegura o cumprimento das formalidades legais, como também contribui para a prevenção de litígios futuros. Ao garantir que todas as etapas sejam conduzidas de forma regular e transparente, reduz-se significativamente o risco de questionamentos, impugnações e disputas societárias que poderiam surgir em decorrência de vícios formais ou materiais nas deliberações.